北京首卫脑重大疾病公益基金会

合同管理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步加强合同管理，有效减少和避免合同违约及纠纷，防范重大风险，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规和相关规定，结合基金会实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。基金会各部门对外签订的各类合同一律适用本规定。

第三条 本办法所称合同管理，是指合同订立、审批、签订、履行及归档等工作。

第二章 管理职责

第四条 财务部是合同归口管理部门，其主要职责是：

（一）编制合同管理办法；

（二）监督检查重大合同履行情况；

（三）建立合同管理台账，管理合同编号章；

（四）负责合同归档管理。

第五条 财务部在合同管理中的主要职责是：审核合同中涉及资金、资产、价款、支付方式、税务等相关事项。

第六条 各部门是合同承办部门，其主要职责是：

（一）组织合同文本谈判与起草；

（二）审核合同的经济性、技术性、可行性及安全性；

（三）根据授权签订合同；

（四）配合财务部完成合同归档，对提供材料的真实性负责。

第七条 法律顾问在合同管理工作中的主要职责是：

（一）审核合同条款合法性、严密性及可行性；

（二）审核标准合同；

（三）协助各部门处理合同纠纷事项。

第三章 合同订立、审核和签订

第八条 合同承办部门根据双方协商结果、招投标结果以及相关情况和资料编制合同文本，合同文本应符合相关法律法规，内容完整、用词准确、严密可行。

第九条 合同经办人填写《合同审批单》，按程序报批。重大合同是指符合以下标准之一的合同：

（一）合同金额在50万元（含）以上的；

（二）涉及基金会重大资产处置或重大投资的；

（三）涉及关联交易的；

（四）其他经理事会认定的重大合同。

重大合同签订须经理事会审议通过，理事会会议应当对合同草案进行审议，经全体理事过半数同意方可通过。涉及关联交易的，关联理事应当回避表决，由无关联关系理事过半数通过。

第十条 承办部门在送审合同时，除合同草案外，需提交以下材料：

（一）立项文件、预算、技术协议、招标（询价比价）材料等支撑性材料；

（二）审核部门认为需要提供的其他证明材料。

第十一条 合同经审核批准后，承办部门协调相关单位对合同进行确认，双方签字、盖章。以基金会名义签订的合同，由理事长或由其书面授权他人签字，授权人应为秘书长或部门负责人。

第十二条 合同在经理事长或其授权人签署后，由承办部门填写《印章使用审批表》，经审批后到理事长处加盖基金会公章。财务部负责统一编号，编号规则：XXXX（年份）-XXX（序号）。

第十三条 合同签订后，保留合同原件至少2份，承办部门、财务部各1份。财务部做好存档登记，建立合同台账，对合同正本中关键条款进行摘录，以备查询。

第四章 合同履行

第十四条 合同由承办部门组织履行。承办部门应随时掌握合同履行情况，与财务部做好沟通。

第十五条 合同应当明确约定有效期限。合同期限届满前，如需续签，应按本办法规定重新履行审批程序。

第十六条 承办部门应当对合同相对方的资质、信用状况进行必要审查。对于重大合同，可要求对方提供履约保证金或担保。

第十七条 合同履行完毕后，由承办部门整理合同全部卷宗文件，及时交财务部存档。

第十八条 合同在履行过程中，出现法律规定或合同约定允许变更、解除的条件时，经双方协商一致（一方依法享有单方解除权除外），可变更或解除合同。变更或解除合同，需符合法定或约定程序，采用书面形式建立《合同变更建议书》。

第十九条 合同变更、解除须在法定或约定期限内作出答复，与合同签订程序相同。变更或解除合同书面协议未生效前，原合同继续有效。

第二十条 发生合同纠纷时，承办部门须将事实经过、处理情况及拟采取措施等书面报法律顾问，由法律顾问牵头处理合同纠纷。在处理过程中，未经法律顾问审核、理事长同意，不得向合同方做出实质答复或提供文件。

第五章 合同归档

第二十一条 合同档案由财务部按档案管理要求统一归档。内容包括：（一）合同文本及份数、各文本存置记录；

（二）合同相关附件及其他文件；

（三）纠纷或争议处理情况记载及有关材料。

第二十二条 查询或借阅合同，需到财务部办理相关手续，填写《合同查询借阅登记表》。

第六章 附 则

第二十四条 本办法未尽事宜，依照国家有关法律法规及本基金会章程执行。

第二十五条 本办法经理事会审议通过后施行，由理事会负责解释。